Énoncé sur la confidentialité
Des Girl Guides of Canada - Guides du Canada

Les Girl Guides of Canada – Guides du Canada se sont engagées à protéger la confidentialité des renseignements personnels de leurs membres, donateurs et participants non membres, et adhèrent à une politique d’ouverture en ce qui a trait à la façon dont elles obtiennent, utilisent et communiquent les renseignements personnels.

L’objet du présent énoncé sur la confidentialité est de vous informer des pratiques des Guides du Canada liées à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels que nous obtenons lorsque vous remplissez nos formulaires ou que vous nous fournissez des renseignements en vue de vous inscrire à nos activités ou par le biais de notre site Internet. Lorsque vous remplissez nos formulaires, soit pour vous-même ou au nom de votre fille ou pupille, que vous participez à nos activités ou que vous utilisez notre site Internet, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels (tels que définis ci-dessous) et, selon le cas, de ceux de votre fille ou pupille, conformément aux conditions suivantes.

Le présent énoncé sur la confidentialité explique aussi comment vous pouvez communiquer avec nous si vous avez des questions sur les renseignements que les Guides du Canada peuvent détenir à votre sujet ou, selon le cas, au sujet de votre fille ou pupille, si vous voulez y apporter des modifications ou nous demander de supprimer certains de ces renseignements. Nous vous recommandons fermement de prendre le temps de lire le présent énoncé sur la confidentialité et de le conserver pour référence future.

Renseignements personnels

Aux fins du présent énoncé sur la confidentialité, l’expression « renseignements personnels » signifie les renseignements portant sur une personne identifiable, mais n’inclut pas le nom, le titre, l’adresse d’affaires ou le numéro de téléphone d’un employé d’une entreprise.

Quels renseignements personnels recueillons-nous

Les Guides du Canada recueillent des renseignements personnels en vue de sélectionner les personnes qui font une demande d’adhésion ou de participation comme non-membre dans le but de contribuer à offrir efficacement et en toute sécurité des activités et des programmes aux membres des Guides du Canada. Ces renseignements comprennent, sans toutefois s’y limiter, les renseignements aux fins de communication (comme le nom, l’adresse, l’adresse de courriel et les numéros de téléphone), l’âge, les compétences et les études, les emplois antérieurs, l’expérience en matière de bénévolat, une preuve d’identité (comme une signature), une vérification des antécédents criminels, des références et des renseignements sur l’état de santé, les allergies et les médicaments.

Les Guides du Canada recueillent également certains renseignements financiers (comme les renseignements liés à une carte de crédit ou les renseignements bancaires figurant sur les chèques personnels) de ses membres, donateurs et acheteurs de biscuits des Guides ou d’autres marchandises.

Lorsqu’elles participent à un concours, les participantes âgées de moins de 14 ans doivent fournir un consentement parental avant de soumettre leurs renseignements personnels. Sur le formulaire, nous pouvons demander le prénom, le nom de famille, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone de la participante. Ces renseignements personnels sont obtenus, utilisés et communiqués uniquement dans le but de remettre les prix attribués dans le cadre du concours.

Comment utilisons-nous vos renseignements personnels

Les renseignements personnels obtenus par les GGC ou leurs représentantes ne sont utilisés qu’aux fins du guidisme. Les Guides du Canada utilisent vos renseignements personnels afin de faciliter la communication entre les membres au sein de chaque unité et de communiquer avec vous par le biais d’envois de publipostage, de bulletins, d’annonces sur les activités ou événements à venir, et relativement à des demandes de soutien financier. Nous utilisons vos renseignements sur vos compétences et vos expériences de travail ou de bénévolat antérieures afin de mieux employer vos talents au service de notre organisme. Nous utilisons les renseignements sur l’état de santé dans le but de réagir adéquatement advenant qu’un problème de santé survienne durant nos activités ou programmes. Enfin, nous utilisons les renseignements financiers à la seule fin d’effectuer les transactions liées à une marchandise donnée ou au règlement des frais d’adhésion des membres. 

Les Guides du Canada maintiennent une base de données sur leurs membres (appelée « iMIS ») en vue de tenir à jour les renseignements aux fins de communication, les renseignements sur les personnes avec qui communiquer en cas d’urgence, le statut de membre et le dossier de votre participation chez les Guides. Seuls le personnel et les membres des Guides du Canada ayant un besoin légitime d’accéder à cette information ont accès à la base de données. Un code iMIS individuel est assigné à chaque membre, et vous pouvez accéder à votre dossier à votre bureau local des Guides pour vérifier l’exactitude des renseignements qui y sont consignés. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la section sur la correction et la mise à jour de vos renseignements personnels dans votre dossier iMIS.
Pour toute question sur l’utilisation de vos renseignements personnels par les Guides du Canada, vous pouvez nous envoyer un courriel à privacy@girlguides.ca ou vous adresser à votre bureau provincial ou territorial, ou à notre bureau national.

Dans quelles circonstances communiquons-nous vos renseignements personnels

En aucun temps et pour aucune raison, les Guides du Canada ne communiquent de renseignements personnels à des individus, à des organismes ou à des entreprises à l’extérieur des Guides du Canada, à moins que le membre visé y ait consenti ou que nous y soyons tenues par la loi.

Il peut arriver que les Guides du Canada communiquent des renseignements personnels à des tierces parties engagées pour nous aider à vous procurer des services ou à une ou plusieurs des fins énoncées précédemment. Nous interdisons à ces fournisseurs de service d’utiliser ces renseignements personnels à quelque fin que ce soit autrement que pour fournir cette assistance et nous exigeons qu’ils assurent la protection des renseignements personnels communiqués par les Guides du Canada et se conforment aux principes généraux sur la confidentialité décrits dans le présent énoncé sur la confidentialité. Dans certaines situations limitées, nous pouvons transmettre des renseignements personnels à l’extérieur du Canada; le cas échéant, les renseignements sont assujettis aux lois et aux règlements de la juridiction où ils sont transmis.

Les Guides du Canada se réservent le droit de communiquer des renseignements à une tierce partie si nous y sommes tenues ou autorisées légalement en vertu d’une loi, d’un règlement, d’un mandat de perquisition, d’une assignation à témoigner ou d’une ordonnance de la cour.

Consentement éclairé

Les Guides du Canada recueillent des renseignements personnels à votre sujet ou, selon le cas, au sujet de votre fille ou pupille, uniquement lorsque vous les fournissez volontairement. Nous vous demandons habituellement votre consentement relativement à l’utilisation ou à la communication de ces renseignements au moment où nous les recueillons. En certaines circonstances, toutefois, il peut arriver que nous vous demandions votre consentement après que les renseignements ont été recueillis mais avant de les utiliser (par exemple, lorsque nous voulons les utiliser à une fin non déterminée antérieurement).

La forme de consentement demandée, y compris explicite ou implicite, dépend en grande partie du degré de sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de la personne dans les circonstances. Lorsque vous remplissez un formulaire des Guides du Canada, par exemple, vous consentez de façon implicite à ce que nous utilisions ces renseignements aux fins auxquelles vous avez rempli le formulaire.

Les Guides du Canada conservent les renseignements sur la participation de chaque membre au sein de l’organisme, y compris la participation aux activités et aux programmes des Guides. En devenant membre des Guides du Canada, vous reconnaissez que nous conservons ces renseignements et consentez à ce que nous le fassions, de sorte que si vous cessez d’être un membre actif et que vous décidez par la suite de revenir chez les Guides nous ayons toujours vos renseignements au dossier. Nous n’utiliserons cette information à aucune autre fin, à moins que vous n’y ayez consenti.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de certaines restrictions légales (tells que celles portant sur les renseignements conservés en vue de protéger les Guides du Canada contre les poursuites) et d’un avis donné en temps raisonnable. Si vous désirez retirer votre consentement, veuillez nous en aviser par courriel à privacy@girlguides.ca ou communiquer avec votre bureau provincial ou territorial, ou le bureau national. Nous vous informerons de ce qu’implique le retrait de votre consentement s’il y a lieu.

Les Guides du Canada ne vous obligent pas, comme condition de votre participation, à consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements à des fins autres que les fins légitimes précisées explicitement auxquelles vous fournissez les renseignements.

Collecte, utilisation ou communication des renseignements personnels des filles membres

Périodiquement, les GGC peuvent communiquer directement avec les filles membres afin de leur demander leurs idées, opinions et commentaires, et de leur fournir de l’information au sujet d’événements à venir. Si vous ne désirez pas que les GGC communiquent avec votre fille ou pupille, vous pouvez refuser de donner votre autorisation ou la retirer en tout temps. Si vous désirez retirer votre autorisation, veuillez communiquer avec nous à privacy@girlguides.ca.

Les Guides du Canada ne communiquent aucun renseignement personnel au sujet de leurs filles membres sans le consentement exprès d’un parent ou tuteur, à moins d’y être tenues par la loi.

Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Les Guides du Canada déploient tous les efforts raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels que vous nous fournissez sont protégés contre la perte et l’accès non autorisé. Cette protection s’applique relativement aux renseignements enregistrés autant sur support électronique que papier. L’accès à vos renseignements personnels est limité à un certain nombre de membres et d’employés choisis. De plus, les Guides du Canada emploient les techniques de sécurité de l’information généralement acceptées, telles que les pare-feu, les mesures de contrôle d’accès et le chiffrement, pour protéger les renseignements personnels contre la perte et l’accès non autorisé.

Conservation de vos renseignements personnels

Les Guides du Canada conserveront vos renseignements personnels aussi longtemps qu’il est nécessaire pour satisfaire les fins auxquelles ils ont été recueillis. Dans certains cas, nous devrons les conserver pendant une plus longue période afin de protéger les Guides du Canada contre les poursuites advenant un différend. À moins que vous ne retiriez explicitement votre consentement, nous conserverons votre nom et votre dossier de membre même après que vous ayez cessé d’être membre actif, afin d’archiver les renseignements sur votre participation et de les conserver au cas où vous décideriez de revenir à une date ultérieure. Tout autre renseignement personnel sera édité ou détruit au moment où vous cesserez d’être membre actif ou avant, si ces renseignements ne sont plus pertinents aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Site Internet

Si vous visitez le site Internet des Guides du Canada et que vous ne fournissez pas activement de renseignements personnels, les Guides du Canada enregistreront tout de même certains renseignements automatiquement par le truchement d’un fichier texte appelé « témoin » dans le répertoire du navigateur Web du disque dur de votre ordinateur. Un témoin ne peut être lu par aucun site autre que celui qui l’a créé. Si vous décidez de modifier votre navigateur pour désactiver les témoins, il est possible que certaines pages du site ne fonctionnement pas adéquatement.
Les Guides du Canada ne recueilleront et ne conserveront que les renseignements suivants au sujet de votre visite sur leur site :

1. le domaine à partir duquel vous avez accédé au site des Guides du Canada,
2. le type de navigateur et de système d’exploitation que vous utilisez,
3. la date et l’heure de votre visite,
4. les pages du site des Guides du Canada que vous avez consultées et,
5. si vous avez accédé à un autre site Internet à partir du site des Guides du Canada, l’adresse de ce site.

Les Guides du Canada utilisent cette information pour compter le nombre de visiteurs accédant aux différentes pages de leur site Internet afin d’en améliorer l’utilité pour leurs membres et visiteurs. Vous devez savoir que les opérateurs des sites Internet liés peuvent aussi recueillir vos renseignements personnels (incluant des renseignements générés par le biais de témoins) lorsque vous accédez à leur site par le truchement d’un lien. Les Guides du Canada ne sont pas responsables de la façon dont ces tierces parties recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels. Il est donc important de prendre connaissance de leur politique de confidentialité avant de leur fournir vos renseignements personnels.

Modification de l’énoncé sur la confidentialité

Les Guides du Canada se réservent le droit de modifier en tout temps le présent énoncé sur la confidentialité. L’énoncé sur la confidentialité affiché sur le site Internet des Guides du Canada sera réputé être celui qui est en vigueur. Vous pouvez obtenir une copie à jour de l’énoncé sur la confidentialité en tout temps en communiquant par courriel à privacy@girlguides.ca ou avec votre bureau provincial ou territorial ou le bureau national.

Correction ou mise à jour de vos renseignements

Vous pouvez nous aider à assurer l’exactitude de vos renseignements personnels, ou ceux de votre fille ou pupille, en nous avisant de toute modification de ces renseignements. Vous pouvez communiquer avec les Guides du Canada pour demander l’accès à vos renseignements personnels, leur correction ou leur mise à jour en vous adressant à votre bureau local des Guides du Canada. Les membres qui accèdent à leur propre dossier par le biais de Member Zone peuvent modifier leur profil iMIS dans E-Series.

Pour communiquer avec nous

Si vous avez des questions au sujet de l’énoncé sur la confidentialité des Guides du Canada ou si vous avez une raison de croire que les Guides du Canada peuvent ne pas s’être conformées au présent énoncé sur la confidentialité, vous pouvez communiquer avec la chef de la Confidentialité par courriel à privacy@girlguides.ca, par la poste au 50 Merton St. Toronto, ON M4S 1A3, par téléphone au 416-487-5281.